✅ To-Do richtig nutzen: Das solltest Du IMMER beachten!

den letzten tipp habe ich so ausgeführt mit siri aber er fügt mir als nur erinnerungen hinzu und keie microsoft aufgaben. hat jemand einen tipp?

Danke für eure fleißige Arbeit. Eine Frage: Wie bekomme ich bei Umstellung auf das neue Outlook ("Testen Sie das neue Outlook") meine Mailordnerstruktur genau so hin wie vorher? Bei mir ist dann alles völlig durcheinander bei der Umstellung. Daher bin ich immernoch im alten System. Danke für die Hilfe. Grüße aus dem Havelland. Jens Handro

Tolle Anregungen zur Vertiefung. Ich habe Immobilienbetreuung und daher gibt es Listen nach Objekten.

Wenn ich nun über Siri etwas anlagen will, wird das IMMER im ersten Objekt angelegt. Kann ich das ändern?

Dann auch die Ideenliste. Tolle Idee, die ich trotzdem gerne hier in ToDo hätte, damit es nicht unzählige Programme und Anlaufstellen gibt, wo etwas eingetragen wird. Ist das möglich?

Ich suche noch eine App, die meine Aufgaben erledigt.

die ToDo-Liste kann man auch sehr gut für andere Zwecke mit mehreren Leuten benutzen. Zum Beispiel habe ich eine Einkaufsliste, in die jmd aus der Family was ergänzen kann. Und ein Ideenliste, die ich mit einem Kollegen teile.

Das mit der Ideenliste ist gut, leider fehlt mir die Information wie man so etwas macht

Ich mache das völlig anders. Ich habe GANZ VIELE Listen, jeder Standardprozess wird in eine Liste gepackt. Sobald der Standardprozess dran ist, wird diese Liste abgearbeitet. Dann sehe ich die Aufgaben in der „Heute“ Liste, wenn sie denn heute dran sind. Man hat es ja oft mit komplexeren Tätigkeiten zu tun, für die man viele Einzelschritte durchführen muss - und so gewährleistet man, dass man keinen davon vergisst.

Einfaches privates Beispiel: Wir haben ein jährliches Nachbarschaftsfest. Da muss ich einen Termin festlegen, den im Chat veröffentlichen, die Plakate drucken und aushängen, die Mitbringliste aus dem letzten Jahr bereinigen, bestimmte Dinge bereitlegen die dabei gebraucht werden, Bänke und Tische organisieren und und und. Darum habe ich eine Liste „Nachbarschaftsfest“. Genauso habe ich Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit meinem Kunden entstehen mit entsprechenden Fristen (Rechnung schreiben, Benutzerverlängerung beantragen, etc.) - die landen auch in einer speziellen Liste, wenn ich nicht mehr bei dem Kunden bin, kann ich die Liste löschen und alle kundenspezifische Aufgaben sind weg.

Das mit den Fälligkeitsdaten ist sehr unrealistisch. Fälligkeitsdaten bei allen Aufgaben einzufügen, kann nur bei Nutzern mit wenigen oder gar keinen Projekten und Ideen funktionieren, sonst hat man auf einmal 100 Aufgaben an einem Tag obwohl man sich auf max. 6 beschränken sollte. Verschiedene, synchronisierte Aufgaben-Apps zu nutzen, halte ich ebenfalls für nicht gewinnbringend. Man sollte sich viel eher eine Art und Weise aussuchen, wie man Aufgaben aller Art notiert, um die Übersicht zu behalten. Je mehr Apps zusammenspielen um so mehr Verwirrungsgefahr besteht. Erst recht bei Arbeitsgruppen wo jeder andere Geräte und Fähigkeiten hat. Ich arbeite an ca. 20 verschiedenen Projekten. Ich habe Einkaufs- und Haushaltsarbeitslisten alles über ToDo, was wunderbar funktioniert. Auch das Teilen von ToDo-Listen bei Arbeitsgruppen ist eine sehr einfache und zielführende Angelegenheit.

ToDo für Aufgabenlisten und Outlook für die Kommunikation, reicht vollkommen aus!

Wenn 10 Leute aus einem Team eine oder zwei Apps beherrschen müssen, ist das viel einfacher als bei fünf oder sechs. Wer das nicht sieht, hat nie in einem heterogenen Team gearbeitet.

Klasse. Danke!

Sehr schade, dass ich Aufgaben aus dem Planner zwar in ToDo sehen kann, aber nicht in Outlook in der Aufgabenleiste. Oder gibt es da einen Trick?

Vielen Dank! Wie immer sehr informativ und insperierend. Ich persönlich nutze gerne die eigenen Listen, da ich zu einem Thema oft mehre Aufgaben habe, die von ein ander abhängen und es ist nicht immer im voraus bekannt, wann genau die nächste Aufgabe zum Thema x erledigt werden kann. Auch die Liste "wichtig" ist mir wichtig. Es liegt daran, dass ich es nich jeden Tag schaffe, alle geplante Aufgaben abzuarbeiten. Und ich muss wiessen, wo ich beim Thema x geblieben bin. So ein kleines Projektmanagement.
Mich würde noch interessieren, ob Sie Tipps haben, wie man die Vertäge verwaltet. Ob auch hier MS356 behilftlich sein kann. Also einplanen, wann z.B. Handyvertrag ausläuft und rechtzeitig gekündigt oder reduziert werden kann, oder auch Ihr Beispiel mit der Verlängerung der Papiere. Macht es Sinn auch das als Aufgabe zu planen?

In Outlook Aufgaben gibt es viel mehr Möglichkeiten zur Formatierung (Darstellung, Printscreens einfügen, Aufzählungszeichen etc.). Das fehlt leider in TO-DO vollkommen. Wie geht ihr damit um?

Super Video. Gerade die Übersicht wie to do zentral in der Mitte steht.

Danke für das Video. Du erwähnst immer wieder, dass Du Ideen in einer Ideenliste verwaltest. Über welches Tool, in welchem Programm, App verwaltest Du die Ideen. Mir würde hier eine Lösung vorschweben, die schnell meine Idee erfasst, z.B. diktiert im Auto (Android Nutzer) oder schnell und einfach mit dem Handy. Eine 1 Klick Lösung, die aber dann automatisch gleich in der richtigen Ideenliste gespeichert wird. Wie gehst Du hier vor. Danke für jeden Tipp und echt tolle Videos!!!

Daß ToDo-Einträge einfach so gelöscht werden können und das noch ohne „Papierkorb“ ist im professionellen Umfeld ein Showstopper, meine ich. Gibt es einen Workaround?

Hallo zusammen,
ist es richtig, dass mir Planner Aufgaben in der Microsoft To Do Desktop App angezeigt werden, jedoch leider nicht in dem Microsoft To Do Widget im neuen Outlook?
Hintergrund ist, dass ich des Öfteren Aufgaben aus dem To Do Widget in Outlook in meinen Kalender ziehe um Zeitfenster zu blocken, das Aufgrund dieses Makels leider nicht lückenlos umsetzbar ist.

Hallo Marcel,
zunächst einmal vielen Dank, für deine/eure sehr guten Videos und Tipps. Ich nutze M365 beruflich, wie privat , insbesondere die Aufgabenliste in Outlook, welche mein roter Faden durch den beruflichen Alltag ist. So vergesse ich im Prinzip nichts. Nun habe ich privat auf das neue Outlook umgestellt. Leider habe ich dort nicht die To-Do-App am linken Bildschirmrand. Ebenso fehlt mir der To-Do Button, neben dem Kalenderbutton, wenn ich auf den Button mein Tag klicke. Ich habe das M365 Family Abo und habe mich dort mit dem gleichen Microsoftaccount, wie in der To-Do-App angemeldet. In der Outlook Webapp ist To-Do jeweils vorhanden. Was mache ich falsch, bzw. wie bekomme ich To-Do angezeigt?

Gutes Video.

Ich mache es so, dass ich z.B. so, dass ich jede Email, die eine Aufgabe beinhaltet mit einer Fahne markiere.
So vergesse ich nichts, da das Postfach schnell voll wird.

Wenn in der Email eine Aufgabe ist, die ich unbedingt erledigen muss und die nicht 5 Minuten dauert, dann ziehe ich sie mir in den Kalender und Blocke eine Zeitslot.z:b- 30 Minuten oder 1 Stunden, 1 Tag etc.
Ich bin da großzügig. So ist der Kalender schonmal mit einem Termin geblockt und ich kann kein anderen Termin zu dieser Zeit bekommen.
Ich markiere mir diesen Termin kann auch farblich z.B. mit Grau. So weiss ich, sofort an der Farbe, dass ich kein Meeting mit anderen Personen habe sondern nur mit mir selbst. Bzw. wenn ich in der Zeit andere Personen brauche, schreibe ich sie dann an bzw. rufe ich sie an.

Das ist nicht perfekt, aber so sicken mir die wichtigsten Dinge nicht durch.

Wenn man am Tag so 30-50 neue Emails bekommt, ist es gar nicht mehr so leicht eine Email zu finden.
Da finde ich die Fahnen gut, so weiss ich dann im TO DO dass hier noch etwas offen ist. Da kann ich wenigstens selbst bestimmen, was ich hier mit Fahne markiere und was nicht..

Ich bin auch eine Freund der GTD Methode. Aber so wirklich klappt das alles nicht. Gibt da auch viele lose Enden.

Sehr gut erklärt.
Eigene Listen verwende ich schon, da ich nach der GTD-Methode arbeite. Es gibt immer wieder mal eine Idee, die konkreter wird, und zu der dann Aufgaben kurz- oder mittelfristig fällig werden.
Und es gibt Aufgaben die man erledigen möchte, deren Fälligkeit jedoch nicht dringlich (Wichtig) und zeitlich flexibel ist. Dennoch möchte man diese an einer Stelle, maximal an zwei (To Do, Planner) im Blick haben, statt "verschollen" irgendwo in Notes.
Last but not least gibt es Aufgaben, die nicht zeitlich flexibel sind, die sind dann Wichtig.

Letztlich gibt es nicht DIE EINE Methode wie man Aufgaben-Tools nutzt. Jede Arbeitsweise ist individuell, jede Methode für sich genommen auch richtig und gut.

Ich nutze bei meiner Aufgabenplanung in Outlook die Kategorisierung, da mir zwei verschiedene Abteilungen unterstellt sind. Habe in der Aufgabenleiste eine entsprechende Ansichtsgruppierung eingestellt, damit die Tagesaufgaben beider Abteilungen somit abgegrenzt sind (füge jeder Aufgabe eine entsprechende Kategorie hinzu). In der Microsoft To Do App unter Windows sind die Kategorien leider nicht sichtbar, so dass hier eine Abgrenzung leider nicht möglich ist. Ist die Implementierung in der App in Zukunft geplant? In der Web-Version von Microsoft To Do sind die Kategorien sichtbar und die Aufgaben lassen sich entsprechend gruppieren.

Hey Marcel, kann man inzwischen auf dem Mac 💻 lokal in Outlook auch Todo einblenden? Ich bekomm immer nur den Kalender. 😵‍💫

wir erstellen im „alten“ outlook ein Quickstep „E-Mail zu Aufgabe“ und weisen diese dem entsprechenden MA zu.
Wie gehts das im neuen Outlook? Den Weg über den Planner ist viel zu kompliziert. Es geht hier nur um eine E-Mail zu Aufgabe und eine E-Mail in den Planner?

Lieber Marcel, wie überzeuge ich Mitarbeiter Mitarbeiterin auf To-do zu setzen und dadurch noch effektiver zu werden

Vielleicht habt ihr einen Tipp für mich. Ich habe Aufgaben, die sich monatlich wiederholen und für die viele Teilschritte nötig sind. Aktuell habe ich dafür eine monatliche checkliste die ich in Papierform erstelle. Gerne würde ich das digital machen. Die Checkliste als einzelne Aufgaben zu erstellen halte ich für nicht sinnvoll, das sprengt den Rahmen. Habt ihr eine Idee?

Gerne mal ein Video zu visio Plan 1 +2