💪 Outlook: Nie wieder Kontrolle über Deine E-Mails verlieren! (Inbox Zero)

Wie stehst Du zu dem Thema? 😊

Danke für die Tipps. Ich persönlich erhalte als GF bis zu 20 Mails pro Stunde. Vieles davon kann wirklich schnell gelöscht oder delegiert werden.
Nicht wenige Mails benötigen jedoch auch eine gewisse Bearbeitungszeit, sodass es gar nicht möglich ist, alle auflaufenden Mails an einem Tag zu beantworten, insbesondere wenn man die ganze Zeit in Meetings hängt. Da kann es durchaus sein, dass man mal mehrere Tage im Rückstand ist. Dann ist es wichtig, sich Timeslots oder gar ganze Tage im Kalender für Emailbeantwortungen offen zu halten. Für jede offene Mail eine Aufgabe mit entsprechendem Timecap anzulegen ist für mich persönlich aber zu aufwändig.
Wichtig ist bei so einem Rückstand, die ältesten Mails zuerst zu bearbeiten, um durch Zeitinvestition in neuere Mails nicht die Beantwortung der längeren Mails noch weiter zu verzögern.

Wie kann ich einen Kontakt aus dem neuen Outlook per Mail versenden

Blödsinn! Ich setze mir einen Termin auf einen Tag wo ich noch gar nicht weiß ob die Mail dann besser ankommt als heute. Ich muss schauen ob Lieferanten geliefert haben usw. Wann das ist weiß ich nicht, ob ich dann eine Info bekomme weiß ich nicht. Also müssen alle Mails permanent auf dem Schirm sein. So muss ich die Aufgaben komplett durchschauen und zusätzlich auch meine Mails. Doppelte Arbeit…..
Warum nicht alles Mails sofort erledigen / bestellen / delegieren und DANN wenn man sie braucht eine vernünftige Lösung zu haben sie wiederzufinden (auch nach Jahren). Das wäre der Königsweg und nicht „2“ Mail Postfächer……

Stark. Danke für das tolle Video.

Wir haben die Organisation in den Posteingängen mit Kategorien geregelt, funktioniert ganz gut, allerdings lässt man gerne längerwierige Dinge stehen

Wasn Quatsch, ich habe NUR den Posteingang und lege nichts woanders ab. Die Suchfunktionen sind inzwischen SO gut, dass ich mit zwei Stichworten jede Mail finde, auch wenn sie Jahre alt ist. Statische Ordner sind was aus den 90er Jahren.

eine minute pro Mail😂 ich muss noch auf andem Flur ausdrucken und akten suchen und Abheften in der Fachanwendung parallel dokumentieren. 5 min. aufwärts…

Aber verbrauche ich nicht doppelten Speicherplatz, wenn ich jede Mail noch in eine Aufgabe kopiere? Ich bekomme viele Mails mit großen Anlagen. Also nutze ich Kennzeichnung/das Fähnchen an der Mail

Guten Morgen verehrtes Team von BüroKaizen. Ich bitte um Antwort auf folgende Frage:

Werden in der Sicherung, dessen Weg Sie auch schon beschrieben haben, die vormals eingestellten Regeln mit in die Sicherung übernommen?

[Strg] + A, [Entf] ❤❤❤

Herzlichen Dank für diesen Tipp

Super, wird getestet.

Super System, konnte ich gut adaptieren

Einfach super! Dankeschön!!!! ❤

Ich hab im Posteingang immer alles kategorisiert... aber bei aktuell über 100 Mails versagt mein bisher gut funktionierendes System leider auch. Drum werd ich da jetzt Tabula Rasa machen. Danke 🙏🏻

Super Video. Aber wie organisiert ihr euch, wenn ihr Mails auf mehreren Geräten bearbeitet? Windows Rechner/iPad/iPhone. LG

Das erwähnst du auch im "Büro-Kaizen-Workflow". Den fand ich richtig gut!

Schönes und informatives Video! Wie gehen Sie denn mit gesendeten E-Mails um? Verschieben Sie diese auch in den Ordner "Archiv" oder verbleiben die im Ordner "Gesendete Elemente"?

Wenn ich eine Email als Aufgabe umwandle und sie dann Lösche.... ist die Email dann wenn sie im Postfach gelöschte endgültig gelöscht wird auch im Aufgabenkalender gelöscht?

Infos waren da, aber ein wirkliches Showcase oder Tutorial ist das jetzt nicht, dafür fehtl einfach alles was gezeigt hätte werden können

Hallo, besten Dank... leider finde ich die Suchordner nicht ......

Wie geht ihr mit e-Mails um, die ihr verschickt habt und auf eine Rückmeldung wartet. Wo parkt ihr diese E-Mails?

Das Problem mit der Terminierung ist, dass möglicherweise zum Termin gerade keine Zeit zur Bearbeitung vorhanden ist, was dann, das weis man ja vorher nicht ?

Super hilfreich 👍

Im Thumbnail steht als Titel „Nie wieder Kontrolle über deine Emails…“ 😝

Super Video! Wo genau liegt den der Unterschied oder sogar wie die Vor und Nachteile von löschen oder archivieren? Ich handhabe es so das ich Mails die ich nicht mehr brauche in einen erstellten Ordner im Posteingang verschiebe. Hat das Nachteile?
Sie erstellen aus einer Email eine Aufgabe. Löschen diese dann. Verschwindet dann die an der Aufgabe angehängte Email nicht? Leeren sie "gelöschte Elemente" nie?

Was mich auch brennend interessieren würde werde die Ansicht im Posteingang. Ich suche schon länger eine Möglichkeit das Problem in schach zu bekommen wenn ich einen Email verkehr über ein Thema habe, dieses wichtig ist und ich nicht aus den Augen verlieren möchte markiere ich die Mail zum nachverfolgen, jetzt bekomme ich weil ich auf die Mail geantwortet habe wieder eine Antwort. Das Thema ist wichtig und soll nicht verloren gehen. jetzt müsste ich aber immer wieder die neuste Email zur nachverfolung markieren und die ältere als "erledigt" markieren und verschieben, löschen oder archivieren. Ich finde hierzu keine praktikable lösung. Haben Sie dazu etwas?

Was macht man mit Mails, die man beantwortet hat und auf die man auf Rückmeldung wartet?

Das System ist super. Hab das jetzt mal fest in meinen Tag eingeplant und bin sehr stolz drauf. Meine Kollegen bewundern das auch. Vielen Dank. Weiter so

Die Aufgabenliste wird dafür immer länger :)

Danke für das Video und die Idee der Umsetzung

Ich entschuldige mich, dass meine Frage nicht in direktem Zusammenhang zum Schwerpunkt des Videos steht - aber haben Sie die Bereiche in Outlook tatsächlich genau wie im Video zu sehen produktiv im Einsatz? Also den Body einer Mail nur zur Hälfte sichtbar und gleichzeitig aber die Liste mit den Mails und die Liste aller Ordner viel breiter als notwendig? Nochmals Entschuldigung, aber diese Frage beschäftigt mich gerade einfach.

Sehr gutes Video. Sehe ich das richtig, dass du pro Tag 4 E-Mails als Aufgabe (to do > 2min) bearbeitet? Ich kann mir bei meiner mail flut nicht vorstellen diese als Aufgabe zu wandeln und dann später zu bearbeiten weil es einfach so viele sind.

Wie kann man in die Aufgabenliste eine Aufgabe integrieren, die man z.B. einen ganzen Monat lang jeden Tag beachten muss, ohne den Überblick zu verlieren?