🔥 Outlook Ordnerstruktur: Extreme Zeitersparnis dank Automatisierung
Video Overview & Insights
In diesem Video möchte ich allen Outlook Nutzern eine Möglichkeit für extreme Zeitersparnis vorstellen. So kannst du die Arbeit, die normal 1 Woche dauern würde in 1 Minute erledigen. Wenn sich das für dich zu gut anhört um wahr zu sein, dann solltest du dieses Video ansehen.
Kann der Suchordner auch nur den Posteingang und Postausgang darstellen? Und nicht die Unterordner ( als Ablagearchiv )
🚀 Beratung & Inhouse-Seminare anfragen: https://buero-kaizen.de/beratung/
=============================
Danke für dein Video. Gemäss deinem Video hast du aber auch Unterordner beim Posteingang. Arbeitest du nicht nur mit Archiv und Suchordner?
🏆 Produkte & Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Büro-Kaizen®
=============================
Das ist eine tolle Funktion, ich weiß nur leider nicht wie ich das in der Praxis umsetzten soll. Was mach ich mich mit Kundenordner, Infos, Schulungen...
➔ Beratung: https://buero-kaizen.de/beratung/
➔ E-Learning: https://buero-kaizen.de/buerokaizenakademie/
Bin begeister! Allerbesten dank! Die Zeitberechnung war der Knaller🙂
➔ Seminare: https://buero-kaizen.de/seminare/
➔ Bücher: https://buero-kaizen.de/buecher/
Bin kein Unternehmer...aber b.d. Einrichtung v. Outlook 2021 gibt es den "Archiv"-Ordner nicht.(oder wurde nicht übertragen ?) Leider kann mir diesbezgl. niemand helfen. Können Sie mir einen Tipp geben, was ich machen kann.
=============================
⭐️ Offene Stellen – wir suchen Dich
Hallo, leider gibt es im Outlook "New" gar nicht die Möglichkeit Suchordner nach Stichwörtern zu erstellen? 😮 Da Firma in Kürze auf NEW umstellen möchte, frage ich mich, was mit den Suchordnern aus dem alten Outlook passiert 😢
=============================
➔ Büro-Kaizen Berater:in: https://www.buero-kaizen.de/beratersuche/
Die Suchordner gehen ja etwas in die Richtung von Labels (wie in Googlemail). Ich Frage mich sowieso, wieso man keine Labels einführt, das hat so viele Vorteile gegenüber den mittlerweile veralteten Ordnerstrukturen.
Kein Mensch möchte mehr Ordnerstrukturen anlegen, durchsuchen usw
Weiß jemand, weshalb keine Labels eingeführt werden?
=============================
🔥 Exklusiv für Dich
Wenn ich 20.000 ungelesene(!) Mails in einem (von vielen ähnlichen) Ordnern habe, dann habe ich ohnehin verloren. Ob ich die (ungelesen!) sortieren lasse (und auch dann nicht lese, weil es zu viele sind) oder gleich komplett lösche, macht da wenig Unterschied.
Der wirkliche Zeitaufwand entsteht durch 1. Lesen, 2. Verstehen und 3. Handeln, das Verschieben in einen Ordner macht vielleicht 5% des Zeitaufwands aus.
=============================
➔ [GESCHENK] Hörbuch „So geht Büro heute!“: https://buero-kaizen.de/hoerbuch-sgbh/
grundsätzlich toll, aber ist auf eine mailadresse beschränkt ? Ich kann zumindest unsere office Adresse nicht damit bestücken und das Problem ist, dass ein paar emails eines Kunden bei mir ankommen oder auch in der office und dann findet er nur meine . Gibts dafür auch eine Lösung ?
➔ Kostenfreie Online-Schulung: https://buero-kaizen.de/online-schulung/
=============================
Kann man bereits vorhandene E-Mailordner mit wenig Aufwand in Suchordner umwandeln?
😎 Abonniere unseren Kanal & verbinde Dich mit uns
=============================
Leider sind im neuen Outlook die Kriterien beschnitten worden und auch die alten Suchordner werden nicht im neuen angezeigt.
➔ YouTube: https://youtube.com/@buerokaizendigital
➔ LinkedIn: https://linkedin.com/company/buero-kaizen | https://linkedin.com/in/marcel-miller/ | https://linkedin.com/in/patrick-kurz/
Top Video, wie immer!
Ein Tipp wie der benutzerdefinierte Suchordner funktioniert wäre hilfreich. Das ist nicht so einfach wie bei Excel bedingte Formatierung. Also wenn ich mehr als ein Kriterium angeben möchte. Was ist, wenn Kollegen nicht konsequent die Projektnummer im Betreff angeben, solche Nachrichten gehen dann verloren, gibt es hier einen hilfreichen Tipp? Aktuell bearbeite ich die Nachricht und ändere den Betreff und schreibe die Projektnummer dazu. Das ist aufwendig und Nachrichten ändern geht nur auf der Desktop App und nicht online in web version. 👀😄
➔ TikTok: https://www.tiktok.com/@buero_kaizen
➔ WhatsApp: https://whatsapp.com/channel/0029VbCO8vAKWEKl8jFkKd1I
Man kann doch Regeln erstellen, durch die Mails automatisch im richtigen Ordner landen.
➔ Website: https://buero-kaizen.de/
=============================
super, danke für die Tipps
🎬 Videoinhalt
=============================
Dem Gesagten ist nichts hinzuzufügen. Kann es jedoch sein, das HEUTE diese dargestellten und ähnlichen Vorgehensweisen die KI übernimmt/übernehmen wird? So ähnlich wie wie Einstellungsmöglichkeit in REGELN?
00:00 Einleitung
00:31 Suchordner als Alternative zu E-Mail-Ordnern
Bleiben die Suchordner und das Archiv erhalten, wenn man entweder das Outlook Profil auf dem Client neu anlegt oder von Exchange-on-Premise nach Exchange Online migriert?
01:55 Aufwand der E-Mail-Ablage
04:41 Vorteile von Outlook-Suchordnern
Sehr gute Idee. Ich arbeite schon seit Jahren nur noch mit einem Erledigt-Ordner, in den per Quickstep jede erledigte Email automatisch befördert wird (dabei wird auch automatisch die Kennzeichnung und ggf. ein Fälligkeitsdatum entfernt).
Emails, die Aufgaben beinhalten, die ich nicht sofort erledigen kann bekommen ein Fälligkeitsdatum und verbleiben in der Inbox, bis sie erledigt sind. Suche ich etwas, dann reicht ein Begriff in der Suche und ich bekomme in Sekunden die aktuellsten Emails mit dem Suchbegriff angezeigt. Ordnerablage war vorgestern. :-) Aber den Suchordner finde ich eine sehr gute Idee für ggf. wiederkehrende Suchbegriffe! Danke! 🙂
06:09 Wie kann ich einen Suchordner anlegen?
07:48 Videoempfehlung: Von der Ordnerstruktur zur Google-Methode
Sehr beeindruckendes Video
=============================
🎯 Über Büro-Kaizen®
Danke fur die Denkanstöße, euer Kanal hat mir schon so manche gute Inspiration gegeben seit dem ich eich gefunden hab.
=============================
Du fühlst Dich, als ob Du immer mehr Arbeit als Zeit hast? Und das wird von Jahr zu Jahr schlimmer?
So genial, vielen, vielen Dank für den Kanal und die Videos. Eure Office-Tips haben mir in den letzten Wochen seit Entdeckung Eures Kanals - trotz vorübergehendem Mehraufwand für Umorganisation - bereits unglaublich viel Zeit und Nerven gespart und mir das Leben erleichtert... ein großes Danke!
Immer mehr Menschen im Büro sind überfordert und fühlen sich gestresst von der heutigen Geschwindigkeit und Komplexität.
Viele arbeiten nicht effizient und verschwenden wertvolle Lebenszeit vor dem Computer, in Besprechungen und mit unnötigen Aufgaben.
In diesem Fall muss aber Outlook 24/7 geöffnet sein… hmmm
Das muss nicht sein. Als führendes Beratungsunternehmen für digitale Zusammenarbeit unterstützen wir Unternehmen ihr volles Potenzial zu nutzen.
Über 2 Millionen Büromitarbeiter haben durch Büro-Kaizen® entdeckt, dass es kein Widerspruch ist, erfolgreich und gleichzeitig gelassen zu arbeiten.
Sehr hilfreich - vielen Dank! 😀
➔ Erfahre mehr unter: https://buero-kaizen.de/
#bürokaizen
Ein Nachteil an Suchordnern ist, dass sie nur eine flache Hierarchie bilden. Ich kann keinen Suchordner "Mails aus 2022" und darin einen Ordner "Mails aus 2022-04" haben wie bei "richtigen" Ordnern.
More User Perspectives
🎯 Key Takeaways for quick navigation:
00:00 Vorstellung einer Möglichkeit zur extremen Zeitersparnis beim Nutzen von Outlook. Arbeiten, die normalerweise eine Woche dauern, können in weniger als einer Minute erledigt werden.
00:24 Einführung in Suchordner als Alternative zu klassischen Outlook-Ordnern für E-Mails. Suchordner sind virtuelle Ordner, die E-Mails basierend auf Suchkriterien automatisch organisieren.
01:07 Beispiele für Suchordner: "Auto" für E-Mails mit dem Wort "Outlook" und "Timo Kienslmaier" für E-Mails von oder an Timo. Automatische Ablage von E-Mails ohne manuelle Zuordnung.
02:15 Berechnung der Zeitersparnis: Vergleich zwischen manuellem Ablegen von E-Mails in Unterordnern und automatischer Ablage mittels Suchordnern.
04:49 Vorteile von Suchordnern: Extrem hohe Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Ordnen. Suchordner berücksichtigen empfangene und gesendete Mails. Flexibles Ordnen von Mails in mehreren Ordnern möglich. 100%ige Zuverlässigkeit der Suche.
06:13 Anleitung zur Erstellung von Suchordnern: Rechtsklick auf "Suchordner", "Neuer Suchordner". Assistent ermöglicht die Definition von Suchkriterien wie Absender, Empfänger oder bestimmten Wörtern.
07:19 Erklärung zur Benennung und Löschung von Suchordnern ohne Auswirkungen auf E-Mail-Inhalte. Empfehlung, Suchordner zur effizienten E-Mail-Organisation zu nutzen.
08:01 Abschluss und Verweis auf ein weiteres Video zur Nutzung eines chaotischen E-Mail-Archivs. Anregung zur Integration von Suchordnern für bessere E-Mail-Organisation.
Made with HARPA AI
Ich persönlich fahre mit normalen Outlook-Ordnern und Regeln sehr gut. ABER auch nur deshalb, weil ich als Supporter in einem grossen Unternehmen sehr viel "Müll" bekomme aus Mailverteilern, aus denen ich mich nicht rausnehmen darf. Wer vielfältigere Mails bekommt, für den mögen Suchordner natürlich perfekt sein.
@BabaelowVielen Dank für das Video.
Ich hätte eine Frage - ich sehe keine Suchordner im freigegebenen Postfach. Gibt es, bzw. gibt es die Möglichkeit sie zu erstellen? Ich habe schon gegoogelt, aber bis jetzt keine Antwort/Lösung gefunden.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort!
als Google Mail Nutzer kann man sich da nur amüsieren
seit jeher, wenige Labels statt viele Ordner und eine starke Suchfunktion
Super Sache! Ich hatte das ganze über Regeln gelöst, aber das dauert natürlich ne ganze Weile die einzurichten... wenn es jetzt noch ne Möglichkeit gäbe ohne Zusatzprogramm oder Einstellung ein Kanban Board in Outlook zu kriegen! Dann wär ich nen riiiiesen Schritt weiter. Ich nutze ja Outlook in der Firma und die IT gibt mir da keine extra Sachen frei... das ist da leider immer die Schwierigkeit.
@PattisKarriereKartenSuper erklärt und einer der besten Softwarehacks den ich seit langem gesehen habe. VIELEN DANK
@thomaseschert9274Wenn mein Arbeitgeber doch nur die aktuelle Software nutzen würde. Wir hängen noch bei Outlook 2016 :(
@susecoo2900Ernst gemeinte Frage:
Wo ist hier der Unterschied zu einem Ordner im Posteingang, in dem ich vom System alles automatisch sortieren lasse?
Die Optionen habe ich einmal erstellt, nun werden die Mails meines Teams in einem Ordner angezeigt, die Mails der IT in einem anderen, die Mails von HR wieder in einem anderen usw.
Wird automatisch angewandt und wenn ich nun sehe, dass ich eine neue Mail habe, dass sehe ich sogar direkt, in welchem Ordner sie ist.
Ist doch letzten Endes dasselbe, oder?
Also ich nutze manuell angelegte Ordner, mit dazu passenden erstellten Regeln. Ganz klassisch -da wird dann automatisch in den jeweiligen Ordner einsortiert (nach Empfänger/Betreff/...usw). Was würde mir denn ein Suchordner zusätzlich bringen? (ok, außer der Tatsache, dass auch gesendete mails darin miteinbezogen werden). Danke!
@lassemaniaEin wirklich sehr gut gemachtes Video mit einer wirklichen Arbeitserleichterung im Buroalltag. Sehr wichtig finde ich die Zuverlässigkeit der Suchmethode! Damit ist man doch viel entspannter!
@thorstenrebauer8092Super Video.
Ich kannte die Funktion noch gar nicht.
Wenn ich 20000 Emails bekommen würde, würde ich mich halt fragen, wieso bekomme ich so viele.
Hier müsste man deutlich reduzieren. So erspart man sich auch schon Zeit.
Was mich aber an den Suchordnern etwas verwirrt, sind die Kriterien, wie ich sie einsetzen soll.
Das wirklich Hilfreich wäre ein Video für den "Normalo" nach welchen logischen Kriterien Suchordner eingerichtet werden, die passen.
Allgemein versuche ich mein Leben nach der GTD Methode von D.A. zu organisieren. So ist bei mir Onenote, Email eingerichtet. Super zufrieden bin ich nicht. Aber es hat sich als am wenigsten Schlecht herausgestellt.
Vielleicht wäre das mal ein Video wert
Hallo Team Kaizen,
Ich habe auch ein Frage. Der Hinweis mit den automatisierten Suchordner ist super. Da ich viele Vorgänge gleichzeitig habe, die dann automatisiert sortiert werden. Einzig die Mails, deren Betreff nicht übernommen werden, der Betreff ist mein Suchkriterium, muss ich händisch noch anpassen, aber geht ja auch.
Meine Frage ist nun, sucht die Outlook Funktion nicht im Papierkorb, muss ich also die Mails in ein Archiv (habe ich bisher nicht genutzt) verschieben? Mein Archiv ist eben der Papierkorb, diesen löschen ich niemals komplett, da er bei uns im Unternehmen automatisch archiviert wird. Kann ich das irgendwo einstellen, dass die Suchordner auch auf den Papierkorb zugreifen. Zu der Thematik Suchordner findet man im Netz wirklich wenig.
Vielen Dank, auch für die kleinen Tipps.
Danke für das Video.
Ich arbeite mit relativ vielen Quicksteps, wenn ich aus einer bestimmten Abteilung/Personen Mails bekomme, damit diese dann laden und mein Posteingang dann "frei" wird #InboxZero. Bin mir noch nicht so ganz sicher, ob ich für mich durch diese Suchordner einen Vorteil ziehen kann. Aber ich schau’ die kommende Woche einfach mal.
28/6 ist nicht 5
@noskingang2352Die angenommenen 20.000 E-Mails muss man allerdings auch etwas realistisch betrachten. Über welchen Zeitraum sprechen wir? Wenn es so viele Mails zu einem Thema sind, lassen sie sich vermutlich auch recht einfach per Regel verschieben.
Trotzdem sind Suchordner eine praktische Ergänzung, insbesondere, wenn man vermeiden möchte, bestimmte E-Mails in verschiedene Ordner zu duplizieren. Allerdings scheinen die Möglichkeiten beim Setzen der Filterregeln stark eingeschränkt zu sein beispielsweise im Vergleich zur allgemeinen Outlook Suche, womit man sehr einfach auch verschachtelte Kriterien eingeben kann.
Wo genau liegt der Unterschied zwischen einem Suchordner und einem normalen Ordner, der eine Filterregel bekommt. Hier werden ja ebenfalls alle gewünschten Emails automatisch verschoben.
@Strucki020983Aber gehen dort evtl. keine wichtigen Mails verloren.Wenn diese gleich abgelegt werden.
@KaiMCoolInteressant! Aber was ist der Unterschied zu einer Regel, welche die entsprechenden Mails in einen vorher angelegten Unterordner im Postfach verschiebt?
@immobilienbesichtigung3605Suchordner ist halt ne Abfrage auf das keyword. Der Nachteil ist in vielen Fällen halt dass ich damit oft zu viele suchergebnisse finde und dann mehr Zeit brauche um das richtige zu finden.
@michaelmegerle2944Hallo Marcel, gibt es die Funktion auch bei Outllook in der Browserversion? Ich nutze nur die Onlineversion und sehe die Suchordner leider nicht.
@Johannes836Vielen Dank für diesen Tipp, werde ich morgen gleich mal ausprobieren.
Habe auch mittlerweile zu viele Ordner angelegt 🫣🫣🫣
Sehr hilfreicher Tipp. Werde ich morgen erste Schritte zur Umstellung wagen.
@klausfunke8244Wie immer ein super Tipp! Danke euch!
@heldvomerdbeerfeld4554Hallo Marcel,
super Hinweis - vielen Dank! Aber ich befürchte das geht nur mit Suchordnern, die nach "Namen" angelegt worden sind. Wenn ich Schlüsselwörter eingebe, werden mir auch Emails angezeigt, die das Wort beinhalten, aber gar nichts mit dem Thema zu tun haben. Beispiel: Ordner soll alle Mails mit den Firmenwagen beinhalten, wie z.B. "Audi". Jetzt werden mir aber auch Emails aus ganz anderen Bereichen angezeigt, die z.B. den Namen "Claudia". Oder habe ich da was falsch gemacht? VG
Danke für den Tip mit dem Suchordner. Habe ich gleich umgesetzt 😊leider sehe ich die suchordner nicht auf dem iPhone
@WoPo1965Da geht noch viel mehr Zeit drauf, 5 Sekunden pro Mail ist viel zu wenig um zu entscheiden, was damit passieren soll.
Aber ich nutze suchordner schon seit langem und kann nur zustimmen: das ist wirklich ein super Tipp
Mit den Suchordnern kann man schon sinnvolle Sachen machen. Das ganze hier vorgestellte harmonisiert natürlich nur, wenn man die Mails grundsätzlich ins Archiv verschiebt. Das geht übrigens super mit der Backspace-Taste. 😉
@Linne1974